A rendszert alkotó modulok:
Ügyviteli és ügyintézési keretrendszer Iktató és ügyiratkezelő Építésha- tóság modul Ingatlan- vagyon- kataszter Főépítész modul Szociális rendszer modul Címregisz- ter Nyilván- tartások Kistérségi rendszerek
 
Iktató és ügyiratkezelő

A Kolibri e-FORTE 4.0 Iktató és Ügyiratkezelő Rendszer bevezetésével az önkormányzati iratkezelési feladatok korszerűen, kényelmesen és hatékonyan végezhetőek. Az Iktató és Ügyiratkezelő Rendszer az irat beérkezésétől egészen az ügyiratok selejtezéséig vagy a levéltárnak való átadásáig támogatja az iratkezelési munkát.

A rendszer kapcsolatot teremthet a szakági alrendszerek (építéshatósági, közterület felügyelet, stb.) back office és front office felületével, illetve a hivatal által vezetett nyilvántartásokkal, adatbázisokkal.
A Kolibri® e-FORTE® 4.0 Iktató és Ügyiratkezelő Rendszer bevezetésével a hivatal megteheti az első lépést a kormányzati célként kitűzött, valamint több jogszabály által is előirányzott ügyfélbarát, szolgáltató e-önkormányzattá válás útján.


A modul funkcióinak rövid ismertetése:

A Kolibri® e-FORTE® 4.0 Iktató és Ügyiratkezelő Rendszer bevezetésével járó előnyök
  • Nem szükséges a papír alapú iktatás, a hatalmas könyvek használata, tárolása, mozgatása.
  • A kommunikáció időigénye nagyságrendekkel csökken.
  • Nincs elveszett információ az adatcsere, a kommunikáció során.
  • A munkafázisok definiáltak, automatikusan naplózásra kerülnek, nem maradhat ki, nem veszhet el semmilyen fázis „emberi tényezők” miatt.
  • Határidőkezelés, túllépés esetén jelzés, ami a papír alapú ügymenet esetén nehézkes.
  • Egzakt statisztika elkészítése gombnyomásra (év közben is).

A Kolibri® e-FORTE® 4.0 Iktató és Ügyiratkezelő Rendszer fejlesztése során figyelembe vett jogszabályok
A rendszer fejlesztése során az alábbi jogszabályokat vettük figyelembe, annak érdekében, hogy az Iktató és Ügyiratkezelő Rendszer az iratkezelési munka által támasztott kihívásoknak teljes mértékben megfeleljen:

  • a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (Ltv.)
  • a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII.29.) Korm. rendelet
  • a helyi önkormányzatok egységes irattári tervének kiadásáról szóló 12/2006. (XII. 18.) ÖTM rendelet
  • a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet



A Kolibri® e-FORTE® 4.0 Iktató és Ügyiratkezelő Rendszer funkcionalitása
  1. Küldemények érkeztetése
  2. Postabontás
  3. Szignálás (jegyzék szerinti automatikus szignálás támogatása, iktatás előtti és utáni szignálás támogatása, lehetőség a digitális szignálásra)
  4. Iktatás
  5. Téves iktatás kezelése (sztornózás, átiktatás, újbóli iktatás)
  6. Előadói ív, iktatókönyv nyomtatása
  7. Kiadmányozás
  8. Intézkedések kivezetése
  9. Központi és átmeneti irattár, határidős irattározás (sconto)
  10. Selejtezés, ügyiratok levéltárba adásának támogatása
  11. Széles körű keresési lehetőségek
  12. Statisztikakészítés
  13. Határidőkezelés
  14. Gyűjtőszámos iktatás jogszabályoknak megfelelő kezelése
  15. Küldemények postára adásának támogatása (expediálás)
  16. Elektronikus iratok csatolása, és kezelése
  17. Iratmásolat kiadásának támogatása

A Kolibri® e-FORTE® 4.0 Iktató és Ügyiratkezelő Rendszer egyéb jellemzői

  • Megoldott a szervezeti egységek és ügyintézők közötti iratmozgatások nyilvántartása, átadólisták készítése.
  • A program támogatja a központi, osztott és vegyes rendszerű iratkezelési folyamatokat. Az egyes iktatókönyvekben korlátlan mennyiségű főszámot és a főszámokhoz bármennyi alszámot tarthatunk nyilván.
  • Praktikus határidő kezelés áll a vezetők és az ügyvitel rendelkezésére, széleskörű visszakeresési lehetőséget biztosítva.
  • A rendszer felépítésének köszönhetően az egyes feladatok bármelyik munkatárshoz telepíthetőek. Többek között lehetőség van arra, hogy az érkeztetés - postabontás - iktatás - kivezetetés - selejtezés részfeladatokat egyetlen munkatárs vagy csoport végezze el, de beállítható az is, hogy az intézkedések kivezetését az ügyintézők végezzék el.
  • Az ügyintéző kényelmesebb és hatékonyabb munkavégzésének érdekében a képernyőn megjelenő adatokat a felhasználó testre szabhatja. A felhasználó akár azt is beállíthatja, hogy az egyes listákon milyen adatok, milyen sorrendben jelenjenek meg.
  • Az ügyintézési munkát támogató (pl. építéshatósági) modulokhoz kapcsolódási lehetőséget biztosítottunk.
  • A rendszerrel korlátlan számú felhasználó dolgozhat egyidejűleg

Műszaki jellemzők
A rendszer teljesen internet, intranet alapú. Minden művelet a szervergépen hajtódik végre. A felhasználók gépéhez a hálózaton csak a képernyőkép utazik, illetve visszafelé a billentyű információk, ezáltal a felhasználó számítógépének erőforrásait minimálisan használja a rendszer. A felhasználók a rendszert bármely böngésző programmal használhatják.

Rendszeradminisztráció, jogosultságkezelés
A Kolibri® e-FORTE® 4.0 Iktató és Ügyiratkezelő Rendszer adminisztráció menüpontját elsősorban a rendszer egészének adminisztrálásáért, karbantartásáért felelős személy, általában rendszergazda használja, aki a hivatalvezető és az egyes szervezeti egységek vezetői által adott szakmai irányelvek és utasítások alapján állítja be a rendszer működését és a jogosultságokat.
Az irattári terv – szükség esetén – szintén az adminisztrációs menüben módosítható, és az iktatókönyvek létrehozása, módosítása, megszüntetése is itt történhet.
Az Iktató és Ügyiratkezelő Rendszer komplex jogosultság-kezelő funkcióval rendelkezik, amelynek köszönhetően a szervezeti hierarchia teljes egészében leképezhető. A felhasználók jogosultságai a legapróbb részletekig beállíthatók.